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A tecnologia atual permite gerir uma empresa de casa. Dependendo da atividade, um laptop e um celular são suficientes para trabalhar de qualquer lugar. Mas onde fazer uma reunião? E quando um novo cliente ligar no meio dela, quem vai anotar o recado? Em vez de gastar no aluguel de um escritório e contratar uma secretária, recorrer ao serviço de um escritório virtual pode ser uma opção econômica para tornar o atendimento da sua empresa mais profissional.

O serviço inclui recebimento de ligações e correspondências, salas para reuniões e treinamentos, digitalização de documentos e serviços de motoboys e outros serviços conforme o plano contratado ou o uso avulso.

Em São Paulo, escritórios virtuais oferecem endereços comerciais na avenida Paulista

Além disso, para quem não pode ou não quer registrar sua empresa em casa, em São Paulo, os escritórios virtuais oferecem endereços comerciais na avenida Paulista, Faria Lima e Berrini. Empresas prestadoras de serviço que recolhem o ISS (Imposto Sobre Serviços) podem formalizar sua empresa no endereço do escritório virtual.

Na comparação com o valor do aluguel, a alternativa mostra uma economia de custos maior ainda. O metro quadrado do aluguel comercial de alto padrão na avenida Paulista, por exemplo, custa em média R$ 132, segundo o último levantamento da Colliers International. O aluguel de um escritório convencional de 20 metros quadrados no endereço, por exemplo, custaria cerca de R$ 2,6 mil mensais.

Mas a partir de R$ 170 por mês já é possível contratar o serviço mais básico de um escritório virtual, que permite ao empresário assinar seu cartão de visitas e até registrar sua empresa em uma das principais avenidas de negócios do país.

Samy Dana, professor da escola de economia da FGV-SP, diz que a demanda por escritórios virtuais é cada vez maior devido aos aumentos de aluguéis e do custo de mão de obra, que estão subindo acima da inflação. A cada ano que passa está mais caro ter uma estrutura fixa e esse tipo de serviço ajuda a amenizar os gastos.

“O escritório virtual é muito interessante principalmente para quem está começando. A empresa não se compromete com um custo fixo, que depois pode ser um grande inimigo. Você vai contratando mais serviços conforme vai precisando”, diz Samy Dana.

O empresário Décio Cheida tem uma empresa de consultoria há um ano e diz que o serviço traz uma grande economia. “Se eu tivesse que alugar um escritório e contratar uma secretaria em São Paulo, eu gastaria cerca de R$ 2,5 mil reais. Hoje a minha despesa com o escritório não chega a R$ 500”, conta Cheida. Ele diz nunca ter sentido falta de um escritório tradicional.

Antes de contratar, visite o local e peça referências dos clientes

O empreendedor deve tomar cuidado ao escolher a empresa que contratará. João Abdalla Neto, consultor do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), diz que é importante olhar os clientes que o escritório virtual possui. Fazer uma visita ao local para checar a qualidade do serviço e a estrutura do local é outra medida recomendável. O empresário ainda deve colocar todos os gastos no papel e ver se os custos de um escritório fixo não seriam menores.

Segundo o consultor, o serviço é mais indicado para empresas de pequeno porte. No caso de empresas maiores, contratar um escritório virtual pode valer a pena para atuar em serviços temporários em outras cidades. Empresas maiores também podem usar um escritório virtual para fazer reuniões sigilosas fora da sede da empresa.